Comment choisir un bon outil de collaboration ?

Comment choisir un bon outil de collaboration ?

Une grande équipe de projet peut se composer de dizaines ou des centaines de personnes, chacun travaillant sur des tâches spécifiques et ayant des connaissances spécialisées dans un domaine différent. Souvent, les membres de l'équipe de projet sont tenus d'accéder au travail de chacun afin de compléter leurs propres tâches... cela implique d'établir une communication organisée et rapide par le biais de canaux multiples ! Alors comment s'y retrouver dans la jungle des outils de gestion de projet ?

Partage de fichiers

Sachez pour vous repérer que le meilleur logiciel de gestion de projet inclut des fonctionnalités pour le partage de fichiers, des calendriers partagés et des listes de contacts. Chaque membre de l'équipe peut insérer des informations dans le système et les autres y ont accès rapidement quand ils en ont besoin. Certains outils collaboratifs permettent d'ajouter des fichiers à des projets pour un partage rapide. Lorsque vous choisissez votre logiciel de gestion de projet, vérifiez s'il offre un espace de stockage gratuit pour télécharger vos fichiers et vos données.

Communication d'équipe

Certains fournisseurs de logiciels ont créé une application messenger dans l'outil de gestion de projet. D'autres applications permettent d'ajouter des commentaires partagés et de recevoir des notifications quand un nouveau commentaire est publié. N'oubliez pas que l'important est que la communication demeure la plus fluide.

Dossiers d'équipe

Si possible, choisissez une solution logicielle qui permette de créer des tableaux de bord collaboratifs auxquels tout le monde peut accéder. Vous pouvez ajouter des graphiques, des données visuelles et des indicateurs de performance clés (KPI) à votre tableau de bord. Un tableau de bord est l'outil parfait pour animer des réunions de projet, en présentant à chacun vos mesures suivies et en comparant les résultats réels par rapport au programme prévu. La visualisation des indicateurs de performance clés permet de voir rapidement si l'équipe atteint ses objectifs, ce qui permet de prendre des décisions plus éclairées. En outre, vous pouvez partager les graphiques avec les membres de l'équipe afin que chacun puisse exprimer ses idées sur la façon d'améliorer les performances du projet.

Partage des données client

Si vous travaillez dans une agence, il est très important de stocker et de gérer vos données client. Les meilleurs outils de gestion de projet vous aident à le faire et vous permettent de créer une carte client que vous pouvez partager avec d'autres membres de l'équipe. Par exemple, insérez les informations de contact de vos clients et associez les projets et les factures aux profils des clients. Plus tard, vous pouvez rapidement gérer et organiser vos clients par différentes catégories telles que les entreprises avec des factures, les personnes en attente de votre produit, ou encore des partenaires dignes de confiance.